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Aperam pour son programme « Excellence in Legal » : comment passer du juriste « à la carte » au juriste « pilote » ?
Les Prix 2016 des meilleures innovations en Management des directions juridiques ont été attribués le 30 juin 2016 (lors de la 6e Journée du Management juridique).
Afin de créer une plus grande interaction entre les juristes et les clients internes, une meilleure gestion du temps et une anticipation des risques et des besoins, la direction juridique d’APERAM a mis en place un plan de transformation. Intitulé « Excellence in Legal », il se développe autour de 3 axes : la visibilité, l’efficacité et le leadership.
Elle est représentée par Noémie Du Rivau, directrice juridique et Valentine Silhol, juriste droit social.
Quelle est l’innovation ?
Trois outils majeurs ont été élaborés par l’équipe afin de mettre en œuvre le plan de transformation « Excellence in Legal » :
• Le 30 3 30™ : C’est le support marketing du juriste au quotidien
Afin de faire connaître l’équipe, ses missions et ses domaines d’expertise, la direction juridique a défini collectivement la fonction juridique au travers d’une présentation-type qui permet d’expliquer en 30 secondes, 3 minutes ou 30 minutes ce que fait la direction juridique. Cet outil est relayé sur leur site web et dans toutes leurs présentations pour clarifier définitivement le positionnement de l’équipe dans l’organisation globale et mettre en avant les expertises de chacun.
• Le business & legal planning : C’est l’agenda prioritaire du juriste.
Trop souvent les juristes interviennent « après la bataille ». La direction juridique a donc travaillé sur l’anticipation et a bâti un outil de planification des projets (hors dossiers du quotidien). Trimestriellement chaque juriste rencontre ses principaux clients pour connaitre ses projets prioritaires et stratégiques et identifier ceux qui nécessiteront un support juridique ; cette visite, animée par un outil visuel de planification, permet d’aider les clients internes à considérer en amont certains aspects juridiques de leur projet et de mettre ensemble à jour les priorités du trimestre.
• Le follow up tool : C’est l’outil de reporting intelligent du juriste.
La direction juridique a bâti un outil à partager pour permettre en permanence de mesurer et agir. Le follow up tool est un outil de reporting dynamique qui traite automatiquement les données saisies pour générer un tableau de bord accessible depuis le site web legal : à partir des données répertoriées et de l’estimation de l’état du dossier, une synthèse est générée sous un format compréhensible que chaque juriste prend le temps de commenter avec ses clients internes.
Pourquoi cette innovation ?
« EXCELLENCE in LEGAL » est né de l’ambition de la direction juridique de sortir d’un fonctionnement artisanal où tous les juristes étaient sur tous les fronts pour répondre aux demandes de leurs clients internes, pour construire une organisation d’envergure et valorisée. Le projet consiste à passer d’une organisation où le client se tourne vers le juriste de manière impromptue avec ses priorités et besoins, à une équipe juridique visible qui va vers le client de façon programmée pour anticiper et planifier les besoins, faire connaitre les sujets en cours de traitement et s’assurer de consacrer les bonnes ressources sur les demandes stratégiques.
La direction juridique a souhaité créer un véritable partenariat « Juristes –clients internes » où le client assure un support proactif au juriste et réciproquement pour permettre un travail efficace et collaboratif.
Quels sont les bénéfices de cette innovation ?
Ces trois outils permettent :
de donner au client de la visibilité sur le rôle du juriste et l’organisation de l’équipe ;
d’assurer que le juriste soit associé aux dossiers stratégiques au bon moment de sorte qu’il puisse y allouer le temps et les ressources nécessaires pour un support efficace ;
de responsabiliser le client interne pour les demandes du quotidien en lui donnant les connaissances et les outils nécessaires pour gérer certaines situations à moindre risques ;
de permettre au juriste de planifier les projets avec le client directement et de faire régulièrement un retour sur les difficultés rencontrées ; le suivi des dossiers devient collectif.
